Diversity Trainers Plus Inc. (dba “Divigo”) s’engage à assurer la protection de votre vie privée tout en fournissant à nos clients et fournisseurs un service exceptionnel. La protection des informations personnelles est l’une de nos plus grandes priorités.

ROCK se conforme à la législation fédérale canadienne, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ( “LPRPDE”), qui est entrée en vigueur le 13 avril 2004. Elle définit les règles de base sur la manière dont les entreprises peuvent collecter, utiliser, divulguer et éliminer les informations personnelles. Nous suivons les principes clés de la protection de la vie privée tels que requis par la LPRPDE lors de la collecte et/ou de l’utilisation de vos informations personnelles. Si nous vous demandons de fournir certaines informations par lesquelles vous pouvez être identifié lors de l’utilisation de ce site web, vous pouvez être assuré qu’elles ne seront utilisées que conformément à la présente politique de confidentialité (la “Politique”).

À ce titre, nous informerons nos clients et vendeurs de la raison et de la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons et éliminons leurs informations personnelles, nous obtiendrons leur consentement si nécessaire et nous ne traiterons leurs informations personnelles que d’une manière qu’une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.

Notre engagement en matière de protection de la vie privée comprend les conditions permettant à nos clients et fournisseurs de demander l’accès et la correction de leurs informations personnelles.

ROCK peut modifier cette politique de temps à autre en mettant à jour cette page. Si vous êtes enregistré sur ce site Web, vous recevrez un courrier électronique vous informant des modifications apportées.

Sauf indication contraire, cette politique s’applique à tous nos sites web, domaines, apps, produits, services et fonctionnalités.

Definitions

“Coordonnées professionnelles” – désigne les informations qui permettraient de contacter une personne dans un lieu d’affaires et comprennent le nom, le nom ou le titre de la fonction, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse professionnelle, l’adresse électronique professionnelle ou le numéro de télécopie professionnel. Il n’est pas couvert par la présente politique ni par la partie 1 de la LPRPDE.

” Informations personnelles ” – désigne les informations concernant un individu identifiable. Elle n’inclut pas les coordonnées des entreprises (décrites ci-dessus).

” Responsable de la protection de la vie privée ” – désigne la personne désignée responsable de veiller à ce que ROCK se conforme à la présente politique et à la partie 1 de la LPRPDE.

“ROCK” – désigne les références à “Diversity Trainers Plus Inc.”, “Divigo”, “nous”, “notre” ou “nos”.

Qu’est-ce que le ROCK ?

ROCK aide les organisations à déterminer le statu quo en matière de diversité, en utilisant des moyens tels que des enquêtes, des engagements du personnel et l’examen de documents internes. Nous aidons les organisations à développer des solutions et des stratégies pour devenir plus inclusives. Nous pouvons recueillir des informations personnelles qui peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :

• Nom
• Informations de contact, y compris l’adresse électronique
• Des informations démographiques telles que le code postal, les préférences et les intérêts.
• Les données brutes qui peuvent ou non identifier les personnes par leur nom, mais qui pourraient être utilisées pour identifier la personne en tant que source de l’information fournie.
• Autres informations relatives aux enquêtes et aux engagements

Que faisons-nous des informations que nous recueillons ?

Nous avons besoin de ces informations pour comprendre vos besoins et vous fournir un meilleur service et des outils tels que des rapports et des ressources qui répondent à vos besoins d’inclusion. Nous pouvons également utiliser les informations recueillies pour améliorer nos produits et services.

Politique 1 – Collecte d’informations personnelles

• À moins que les objectifs de la collecte d’informations personnelles soient évidents et que le client, le consommateur ou le vendeur ait volontairement fourni des informations personnelles à ces fins, nous demanderons l’autorisation, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.

• Nous ne collecterons que les informations nécessaires pour fulfillé les objectifs suivants, y compris mais sans s’y limiter :
  • vérifier l’identité
  • identifier les préférences
  • comprendre les besoins
  • fournir les produits et services demandés
  • inscrire le client à un programme
  • envoyer des informations
  • assurer un niveau de service élevé
  • répondre aux exigences réglementaires
  • collecter et traiter les paiements

Politique 2 – Consentement

• Nous obtiendrons le consentement pour collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles.

• Le consentement peut être donné par voie électronique par l’intermédiaire d’un représentant autorisé ou il peut être implicite lorsque l’objectif de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des informations personnelles est considéré comme évident.

• Le consentement peut également être implicite lorsqu’un client, un consommateur ou un vendeur est informé et a la possibilité de refuser que ses informations personnelles soient utilisées.

Politique 3 – Utilisation et divulgation des renseignements personnels

• Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les informations personnelles que lorsque cela sera nécessaire pour fulfillé les objectifs identifiés au moment de la collecte ou pour des objectifs cohérents.
  • Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les informations personnelles à d’autres fins, sauf si nous obtenons le consentement de l’intéressé pour le faire.
  • Nous ne vendrons jamais de listes de clients, de consommateurs ou de fournisseurs, ni d’informations personnelles à d’autres parties.

Politique 4 – Conservation des renseignements personnels

• Nous ne conserverons les informations personnelles des clients, des consommateurs et des fournisseurs que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs identifiés pour lesquels elles ont été collectées.

• Nous conserverons ces informations personnelles pendant au moins deux (2) ans après leur utilisation et/ou aussi longtemps que nécessaire pour fulfillé l’objectif identifié afin que le client, le client ou le vendeur ait une possibilité raisonnable de demander à y accéder. Veuillez vous référer à notre calendrier de conservation à titre indicatif.

Politique 5 – Assurer l’exactitude des renseignements personnels

• Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles sont exactes et complètes lorsqu’elles peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant le client, le consommateur ou le vendeur.

• Le client, le client et le vendeur peuvent demander une correction de leurs informations personnelles afin de garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Une demande de correction des informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction demandée.

Politique 6 – Sécurisation des informations personnelles

• Nous nous engageons à protéger les informations personnelles contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation ou élimination non autorisés.

• Nous utiliserons les mesures suivantes pour nous assurer que les informations personnelles sont protégées de manière appropriée : armoires de filing verrouillées ; sécurisation physique des bureaux où sont conservées les informations personnelles ; utilisation d’identifiants, de mots de passe, de cryptage, de firewalls ; restriction de l’accès des employés aux informations personnelles, le cas échéant. Exiger contractuellement de tout prestataire de services qu’il fournisse des mesures de sécurité comparables.

• Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles des clients et des fournisseurs, par exemple en déchiquetant les documents à l’aide de notre équipement de déchiquetage sur place ou par l’intermédiaire d’un fournisseur de services tiers et en supprimant les informations stockées électroniquement.

• Nous réviserons et mettrons à jour en permanence nos politiques et contrôles de sécurité au fur et à mesure de l’évolution de la technologie afin de garantir une sécurité permanente.

• Tous nos employés reçoivent une formation annuelle sur la confidentialité des informations.

Politique 7 – Permettre aux clients et aux fournisseurs d’accéder aux renseignements personnels

• Les clients, les consommateurs et les vendeurs ont le droit d’accéder à leurs informations personnelles, sous réserve d’exceptions limitées telles que les informations faisant l’objet d’un privilège avocat-client ou d’un privilège relatif à un litige, les informations dont le coût de fourniture est prohibitif, les informations contenant des références à d’autres personnes, les informations qui ne peuvent être divulguées pour des raisons de sécurité ou de propriété commerciale.

• Une demande d’accès aux informations personnelles doit être faite par écrit et contenir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles recherchées.

• Sur demande, nous indiquerons également à un client ou à un vendeur comment nous utilisons ses informations personnelles et à qui elles ont été divulguées, le cas échéant.

• Nous mettrons les informations demandées à disposition dans les deux (2) ans suivant leur utilisation ou demanderons une prolongation si un délai supplémentaire est nécessaire pour satisfaire la demande.

• Des frais minimes peuvent être facturés pour permettre l’accès aux informations personnelles, auquel cas nous informerons le client, le consommateur et le vendeur de ce coût et leur demanderons de nous indiquer s’ils doivent ou non donner suite à leur demande.

• Si une demande est refusée en totalité ou en partie, nous en informerons le client, le consommateur ou le vendeur par écrit, en indiquant les raisons du refus et les recours dont il dispose.

Politique 8 – Questions et plaintes

• Le client, le client et le fournisseur doivent adresser toute plainte, préoccupation ou question au responsable de la protection de la vie privée à l’adresse [email protected].

• Si le responsable de la protection de la vie privée ne parvient pas à résoudre le problème, le client, le consommateur ou le vendeur peut également écrire au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3.

Daté : 09 décembre 2021